DIVERSUM MEXICO

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sábado, 8 de junio de 2013

El Asistente de Dirección


El Asistente de Dirección

por Enrique Adar Guadarrama Zea

Introducción

Realizar las labores de oficina que facilitan la comunicación interna de la Dirección.

  • Lleva el control de la agenda del Director y el registro de asistencia de los integrantes de la Dirección a eventos, reuniones y actividades externas.
  • Registra y mantiene actualizado el directorio telefónico y de correos electrónicos de la Dirección.
  • Lleva el registro y control del Centro de Documentación de la Dirección.
  • Atiende el correo electrónico de la Dirección, llevando el registro de solicitudes de información y elaborando los mensajes de difusión de información de la Dirección.
  • Apoya a la Director(a) en la realización de llamadas telefónicas, establecimiento de citas, búsqueda de documentos e información.
  • Llevar el control del archivo físico de la Dirección.
  • Dar apoyo logístico para atender eventos y coyunturas que se presentan en la Dirección

Objetivo del Asistente de dirección

El objetivo de este puesto es el de apoyar en las actividades administrativas inherentes a la dirección de recursos humanos, las actividades que desarrolla el que ocupa este puesto es el de colaborar con la dirección en diferentes actividades administrativas para el cumplimiento de los objetivos de la misma.

Asistir al directivo(a) en las funciones encomendadas con base en el proceso administrativo para optimizar, mejorar la eficiencia y agilizar los recursos con los que cuenta la oficina.

Funciones:

Atender a toda persona externa o interna que acude o llama a la Dirección por asuntos diversos propios de la operación o administración del sistema o del despacho de la Dirección de Área, solicitar que sea canalizado o se dé apoyo directo y así coadyuvar a la pronta atención de peticiones y necesidades.

Dar seguimiento a instrucciones derivadas del Director de Área, referentes a las distintas áreas del sistema y otras instituciones y con ello atender las necesidades requeridas por el director con rapidez y exactitud.

Elaborar, facilitar, derivar, tramitar, enviar, recibir y distribuir documentos, tales como: oficios, circulares, memorandos, requisiciones, solicitudes, cotizaciones, comprobaciones, informes copias fotostáticas, correspondencia y otros designados por la propia Dirección, con el fin de colaborar en el cumplimiento de objetivos, agilizar los trámites administrativos necesarios para el desarrollo de actividades propias de la Dirección, proporcionar la información requerida ya sea por la misma Dirección o por personas internas o externas de la Institución.

Apoyar en actividades administrativas diversas, señaladas por el sistema y la Dirección, así como también facilitar el desempeño de las labores correspondientes.

Recibir y canalizar las peticiones de programas especiales y así dar seguimiento y apoyar la estrategia de la sociedad y gobierno de proporcionar el desarrollo integral y equilibrado entre los usuarios

Las principales responsabilidades son:

Administrar agenda del Director;

Convocar, organizar y confirmar juntas;

Logística de viajes y coordinación de eventos;

Trámite de reembolso y comprobación de gastos;

Elaborar presentaciones en ingles y español;

Atención y realización de llamadas nacionales e internacionales;

Perfil deseado:

Persona con carrera en cualquier área de las humanidades. Con experiencia mínima de 2 años como Asistente a nivel Dirección o Vicepresidencia. Con excelente presentación, capaz de establecer prioridades, que pueda trabajar bajo presión y que sea tolerante a la frustración. Indispensable inglés avanzado, manejo de paqueteria y nociones de contabilidad.

Desarrollar las competencias que te brindarán una formación integral para incorporarte a la vida cotidiana, así como desempeñarte en diferentes ambientes laborales, ejerciendo la toma de decisiones con una actitud crítica, creativa, ética y responsable, y participando activamente en el mercado productivo con desempeño competitivo en el mundo del trabajo. Adicionalmente, si tú así lo decides,

Las competencias profesionales comunes en la carrera profesional de un Asistente Directivo son:

  • Aplicar el proceso administrativo, de acuerdo con el tipo de actividad que desarrolle para coadyuvar a la efectividad productiva de la organización.
  • Calcular los elementos del costo de producción, mediante técnicas y procedimientos contables, para la obtención del valor real de los productos.
  • Realizar cálculos matemáticos, aplicando técnicas y procedimientos financieros para la obtención de datos e información que coadyuve a la toma de decisiones de la organización.
  • Elaborar información administrativa de una organización empleando equipos mecánicos, eléctricos y electrónicos para el desarrollo de actividades dentro de la misma.
  • Elaborar documentación administrativa, mercantil y contable, empleando la normatividad legal vigente y las políticas establecidas por la organización.
  • Controlar la documentación en el área de trabajo de acuerdo con las características propias del mismo para su resguardo y posterior uso.
  • Emplear los sistemas de archivo de acuerdo con técnicas establecidas para la organización de documentos.
  • Elaborar documentos específicos de la organización de acuerdo con características y políticas establecidas para la realización o agilización de procesos.
  • Gestionar documentos e información de acuerdo con procedimientos establecidos para el desarrollo efectivo de las actividades en la organización.
  • Gestionar los recursos de la empresa de acuerdo con los requerimientos y políticas definidos, coadyuvando en la administración de los mismos.
  • Administrar el sistema de recursos humanos mediante el control del proceso de reclutamiento, selección, contratación, inducción y desarrollo del personal establecido por la empresa.
  • Manejar la agenda de trabajo mediante la programación y control de eventos, haciendo uso de las técnicas de planeación, dirección y control a fin de contribuir con responsabilidad, iniciativa y discreción en la organización de los tiempos y actividades del directivo.
  • Aplicar estándares de calidad en todas las actividades que realiza, para coadyuvar en la eficiencia del proceso productivo de la organización.
  • Diseñar los procedimientos administrativos de una unidad organizacional de acuerdo con los requerimientos de operación de la misma para hacer eficiente la ejecución y gestión administrativa en un ramo empresarial específico.
  • Supervisar sistemas administrativos de la unidad organizacional de acuerdo con lineamientos establecidos para la realimentación y mejora del servicio o producto que se desarrolla.

Recuerda que un asistente de Dirección sea hombre o mujer está dedicado a dar soluciones, entre ellas:

- Manejar prioridades múltiples con facilidad.

- Manejar a la gente difícil y decir adiós a la frustración y tensión.

- Proyectar una imagen profesional que inspire respeto.

También aprenderá a:

- Comunicarse de forma fuerte y eficaz.

- Conseguir el mérito de las contribuciones importantes que usted hace.

- Eliminar los derrochadores de tiempo.

- Llevar soluciones a su jefe en vez de problemas y ganarse el respeto inmediato.

- Aumentar su conocimiento del protocolo comercial.

- Luchar para posicionarse y ascender en su trabajo.

- Disfrutar la tranquilidad de ser más organizado(a)

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